Kennisbank › Draaiboek open dag bedrijf

Draaiboek open dag bedrijf: opzet, ontvangst en tegoeden

Een open dag bij je bedrijf werkt alleen als de logistiek klopt. Bezoekers verwachten een ontvangst die past bij het beeld dat je van jezelf uitdraagt: georganiseerd, gastvrij, persoonlijk. Dit draaiboek is een praktisch stappenplan met bijzondere aandacht voor het ontvangst-tegoed dat bezoekers meteen op hun gemak stelt.

Waarom een open dag?

Bedrijven organiseren een open dag om drie hoofdredenen. De eerste is recruitment: nieuwe collega's vinden werkt beter met een fysiek moment dan met een vacaturetekst. De tweede is employer branding: bekende gezichten laten zien wat er gebeurt achter je bedrijfsgevel. De derde is klantwaardering: bestaande klanten of relaties uitnodigen voor een blik achter de schermen.

Voor elk doel is de opzet iets anders. Bij recruitment ligt de nadruk op ontmoetingen met potentiele collega's. Bij employer branding op verhalen en tastbare voorbeelden van je werk. Bij klantwaardering op persoonlijke aandacht en netwerkmomenten.

Tien stappen naar een goede open dag

Wij organiseren open dagen samen met werkgevers in verschillende sectoren. Het draaiboek dat daar telkens werkt, ziet er als volgt uit:

1. Doel en doelgroep bepalen. Weet je wie de bezoekers zijn en wat je hoopt op te halen? Dat bepaalt de rest.
2. Datum en tijdvenster. Zaterdagochtend werkt goed voor recruitment. Werkdag lunchtijd voor B2B-klanten. Woensdagavond voor breed publiek.
3. Uitnodiging en aanmelding. Combineer LinkedIn-post, mailinguitnodiging en aanmeldpagina op je site. Vraag om aanmelding voor capaciteit.
4. Programma. Wisselend blok van 15 tot 30 minuten: rondleiding, vraag-en-antwoord, informele momenten.
5. Ontvangst regelen. Bemande balie, naamkaartjes, en een welkomsttegoed dat bezoekers direct een klein gebaar geeft.
6. Catering met tegoeden. Foodtruck, bar of buffet. Bezoekers rekenen af met het welkomsttegoed via een QR-scan. Wij leveren de opzet.
7. Rondleiders briefen. Medewerkers die rondleiden krijgen een korte briefing over de kernboodschap en veelgestelde vragen.
8. Interactieve stands. Iedere afdeling of team krijgt een tafel waar bezoekers vragen kunnen stellen aan echte vakmensen.
9. Opvolging voorbereiden. Verzamel contactgegevens, plan een persoonlijk vervolgbericht binnen een week na de open dag.
10. Evaluatie. Korte enquete onder bezoekers en medewerkers. De uitkomsten bepalen de opzet voor de volgende editie.

Waarom een welkomsttegoed werkt

Het welkomsttegoed is klein detail met grote impact. Iedere bezoeker krijgt bij binnenkomst een QR-code met bijvoorbeeld 7,50 euro te besteden aan de foodtruck of bar. De reden: bezoekers voelen zich meteen welkom en ontspannen, en je geeft een gebaar zonder dat de gemiddelde tegoed-besteding hoger wordt dan het budget dat je vooraf inzet.

De opzet is technisch simpel. Wij leveren je een set QR-codes met vast budget per code. Bij de ontvangst deel je de codes uit. Bezoekers scannen bij de foodtruck, het bedrag wordt afgeschreven. Voor de technische details zie ons artikel over de digitale opzet. Dezelfde techniek die we bij kerstmarkten gebruiken, past hier één op één.

Welke rol speelt de foodtruck of de bar?

Foodtrucks zijn een goede keuze voor open dagen. Ze creeren sfeer, ze schalen makkelijk met het aantal bezoekers, en ze accepteren onze QR-tegoeden zonder extra kassa's. Je eigen kantine kan het ook doen als je dat prefereert; dan werken de bar-medewerkers met dezelfde scan-app op hun telefoon.

Wat we vaak zien: bezoekers eten of drinken iets, blijven daardoor 15 minuten langer, en gaan zo een extra gesprek aan met een medewerker of collega-bezoeker. Dat verlengd verblijf is precies wat je wilt bij een open dag.

Wat kost een open dag met deze opzet?

De kosten hangen af van drie factoren: het welkomsttegoed per bezoeker, de catering-opzet en de eventuele externe locatie. Voor een gemiddelde recruitment-open dag met 100 tot 200 bezoekers rekenen we in de praktijk op 1.500 tot 4.000 euro totaal, inclusief foodtruck en tegoeden.

De opbrengst is meestal moeilijker precies te becijferen, maar bedrijven die dit twee jaar op rij deden, rapporteren gemiddeld 3 tot 8 nieuwe medewerkers per open dag als spinoff. De kosten per nieuwe medewerker liggen daarmee ver onder wat een gemiddelde recruitment-campagne kost.