Kennisbank › Muntjes bestellen voor een verenigingsactie

Muntjes bestellen voor een verenigingsactie? Reken eerst de echte kosten uit

Je organiseert een sportdag, feestavond of jubileum en wilt de consumpties met muntjes laten afrekenen. Logisch: muntjes zijn vertrouwd en overzichtelijk. Voordat je een doos plastic munten bestelt, is het goed om de volledige rekensom te maken. Dit artikel legt uit waar je muntjes bestelt, wat ze kosten, hoeveel je er nodig hebt en welke kosten je vaak over het hoofd ziet. En het laat zien wanneer een digitale opzet je geld en werk bespaart.

Waar bestel je muntjes voor een verenigingsactie?

Consumptiemunten koop je bij gespecialiseerde muntenleveranciers en groothandels in partybenodigdheden. Vrijwel alle aanbieders werken online. Je kiest de kleur, eventueel een opdruk met je clublogo of de naam van de actie, en het aantal. Blanco munten zijn direct leverbaar, bedrukte munten hebben een levertijd van een tot twee weken.

Let bij het bestellen op drie dingen: de minimale afname (vaak per 500 of 1000 stuks), de levertijd voor bedrukte munten, en of je de munten na afloop kunt hergebruiken of retour kunt sturen. Herbruikbare munten zijn per stuk duurder, maar als je vereniging vaker een actie draait verdient dat zich terug.

Wat kosten consumptiemunten?

De stukprijs ligt grofweg tussen de 3 en 8 cent voor blanco herbruikbare munten. Bedrukte munten met je clublogo zijn iets duurder. Bij grotere aantallen daalt de prijs per stuk. Voor een middelgrote verenigingsactie met een paar duizend munten praat je dus al snel over honderd tot enkele honderden euro's aan inkoop.

Die inkoopprijs is echter maar een deel van het verhaal. De echte kosten zitten in wat eromheen komt kijken, en die staan zelden op de offerte.

De verborgen kosten die niet op de offerte staan

Vraag een ervaren penningmeester en je hoort steevast dezelfde posten terugkomen:

• De uitgiftebalie. Iemand moet de hele dag munten verkopen bij de ingang. Dat kost je een of twee vrijwilligers die je liever elders inzet, plus rijvorming voor je bezoekers.
• Wisselgeld en kasbakjes. Je begint met contant wisselgeld, houdt dat bij, en telt aan het eind alles na. Foutgevoelig en tijdrovend.
• Verlies en zoekraken. Munten verdwijnen in jaszakken, belanden op de grond of gaan mee naar huis. Wat de bezoeker heeft gekocht maar niet besteedt, hoef je niet terug te betalen, maar het geeft een scheef beeld van de opbrengst.
• Overinkoop. Je koopt altijd een marge extra in om niet zonder te komen. Dat deel gebruik je niet en heb je toch betaald.
• Tellen en afrekenen achteraf. Na afloop weet je pas wat het per kraam of bar heeft opgebracht als alles handmatig geteld en verrekend is. Dat kost je vrijwilligers een avond.

Tel die posten bij de inkoopprijs op, en de rekensom valt anders uit dan de paar cent per munt doet vermoeden.

Hoeveel muntjes heb je nodig?

Een bruikbare vuistregel is 8 tot 12 consumpties per bezoeker voor een middag- of avondevenement. Bij een sportdag met een hele dag en veel supporters ligt dat hoger, bij een korte feestavond lager. Het lastige is dat je dit vooraf moet inschatten en de munten moet inkopen voordat je weet hoeveel bezoekers er komen. Zit je te laag, dan kom je zonder. Zit je te hoog, dan betaal je voor munten die in de doos blijven.

Het alternatief: digitaal tegoed in plaats van munten

Precies op dat inschattingsprobleem grijpt een digitale opzet in. In plaats van fysieke munten krijgt de bezoeker een tegoed via een QR-code, op papier of op de telefoon. Bij de bar of kraam scant een vrijwilliger de code en het bedrag wordt afgeboekt. Je koopt niets vooraf in en betaalt alleen over wat daadwerkelijk wordt besteed.

De verborgen kosten verdwijnen daarmee vrijwel allemaal: geen uitgiftebalie, geen wisselgeld, geen telwerk en geen verlies. Je vrijwilligers gebruiken hun eigen telefoon als scanner, dus je huurt geen kassa's of pinautomaten. En de opbrengst per verkooppunt zie je realtime in plaats van na een avond tellen. Hoe die opzet technisch werkt, lees je in ons artikel over de verenigingsactie zonder muntjes.

Wanneer blijven muntjes een prima keuze?

Eerlijk is eerlijk: niet elke actie hoeft digitaal. Bij een kleine, eenmalige activiteit met een handvol bezoekers en een enkele bar zijn muntjes snel geregeld en prima. Ook als je publiek grotendeels bestaat uit mensen die liever niet met een telefoon of QR-code werken, kan een fysieke oplossing rustiger voelen. De afweging kantelt zodra je meerdere verkooppunten hebt, veel bezoekers verwacht, of de actie vaker per jaar draait. Dan wegen de tijdwinst en het inzicht ruimschoots op tegen de vertrouwdheid van munten.

Reken je je eigen actie door

De beste manier om te beslissen is de twee opties naast elkaar zetten voor je eigen situatie: aantal bezoekers, aantal consumpties, inkoopprijs van de munten en de uren van je vrijwilligers. Op onze pagina voor verenigingen staat een rekentool waarmee je ziet wat een evenement je clubkas oplevert, en wat een digitale opzet scheelt ten opzichte van muntjes. Wil je de hele dag stap voor stap uitwerken, gebruik dan ons draaiboek voor verenigingsacties.